Email và những điều bạn cần biết.

dich-vu-email

Hiện nay, khi cả thế giới cùng hòa nhập vào thời đại công nghệ số thì việc sử dụng email để làm việc, trao đổi thông tin trở nên cần thiết và phổ biến với tất cả mọi người. Email giúp giải quyết vấn đề nhanh hơn và truyền tải được hết các tính chất, yêu cầu của công việc. Nhưng để sử dụng email tối ưu nhất, chúng tôi xin chia sẻ ba vấn đề cần biết sau:

  • 5 nguyên tắc “vàng” hãy nhớ khi sử dụng email
  • Những loại dịch vụ Email nào nên lựa chọn sử dụng hiện nay?
  • Khắc phục 5 lỗi viết email nhiều người mắc phải
nguyen-tac-su-dung-email

nguyen-tac-su-dung-email

Trước tiên cùng tìm hiểu “5 NGUYÊN TẮC VÀNG NÊN NHỚ KHI SỬ DỤNG EMAIL”

Những năm gần đây có rất nhiều vụ tấn công mạng vào các tài khoản email theo tên miền riêng của các doanh nghiệp hay email cá nhân để ăn cắp thông tin bí mật, số tài khoản ngân hàng. Điều này vô cùng nguy hiểm. Nếu bạn muốn tránh những vụ xâm nhập của hacker mạng thì hãy nhớ ngay 5 nguyên tắc sau:

1.Lựa chọn những dịch vụ cung cấp email uy tín

Những dịch vụ email uy tín và nổi tiếng hiện nay bạn nên sử dụng như: Gmail, outlook, email theo tên miền riêng, email server. Các dịch vụ thư điện tử này vừa cung cấp cho cá nhân vừa mang đến những giải pháp email cho doanh nghiệp đặc biệt độ bảo mật rất cao và thường sẽ có nhiều bản nâng cấp để tăng tính năng bảo mật cho email của bạn.

2. Nên đặt mật khẩu khó đoán

Chúng ta nên sử dụng mật khẩu dài và khó đoán, bao gồm cả chữ và số, giữ nó làm bí mật riêng. Một lưu ý nữa là bạn không nên dùng cùng một mật khẩu cho nhiều tài khoản email khác nhau.

su-dung-email

su-dung-email

3. Sử dụng dịch vụ mật khẩu khép

Để bảo đảm tính bảo mật cao, các bạn nên cân nhắc đến việc sử dụng công nghệ 2 FA – đây là công nghệ nhận diện kép cho mật khẩu. Khi sử dụng bạn sẽ phải nhập thêm lần nữa mật khẩu thì mới có thể đăng nhập vào tài khoản của mình. Thường sẽ là dưới dạng câu hỏi ngắn, tin nhắn, mã số xác minh qua điện thoại.

4. Dùng thêm công nghệ mã hóa

Nếu email bạn phải gửi quá nhiều thông tin trao đổi cần bảo mât, chứa tài khoản ngân hàng thì nên sử dụng them công nghệ mã hóa, vì quá trình này sẽ biến các thông tin cá nhân của bạn thành những dãy số ngẫu nhiên, giúp nâng cao tính bảo mât trong quá trình gửi.

5. Chú ý khi sử dụng email khi dùng wifi công cộng

Tuy chúng ta luôn thích sử dụng wifi công cộng, miễn phí nhưng đây là cơ hội thuận lợi để các hacker dễ dàng xâm nhập vào tài khoản email của bạn. Để tranh nguy hiểm rình rập, bạn không nên vào phần thông tin có nội dung quan trọng khi sử dụng wifi “”chùa””

Trên đây là những nguyên tắc bạn cần nhớ để tang tính bảo mật cho email của cá nhân, doanh nghiệp mình. Nhất là phải cân nhắc khi lựa chọn loại hình dịch vụ email để sử dụng.

Vậy “NHỮNG LOẠI DỊCH VỤ EMAIL NÀO NÊN LỰA CCHỌN SỬ DỤNG HIỆN NAY?”

Có hai loại hình dịch vụ email  được các cá nhân và doanh nghiệp tin dùng nhất hiện nay là email miễn phí của Google và email có trả phí được cung cấp bởi các công ty uy tín.

Dịch vụ Email miễn phí của Google thân thiện với người dùng

80% người dùng là cá nhân và 40% doanh nghiệp đang lựa chọn dịch vụ email miễn phí Gmail.com của Google. Vì gmail.com có giao diện rất thân thiện lại nhiều tính năng đi kèm khá tốt, dễ sử dụng , tính bảo mật tương đối cao. Đặc biệt vì nó miễn phí và hiện đại hơn rất nhiều so với Hotmail hay yahoo.com…

Tuy nhiên, vì là sản phẩm miễn phí, đông người sử dụng nên gmail.com làm giảm đi nhiều khả năng nổi bật của email bạn. Và nó mang tính đại trà nên nếu đối tượng sử dụng là doanh nghiệp sẽ rất khó khẳng định được thương hiệu hay sự chuyên nghiệp của mình. Hơn thế nữa, khi bạn gửi một thư gmail nhiều thư điện tử có thể bị rơi vào spam vì nó thiếu giá trị khả dụng.

dich-vu-email

Chú thích ảnh: dịch vụ Email

Dịch vụ Email trả phí cung cấp bởi các công ty uy tín mang tính khả dụng cao cho doanh nghiệp

Các email theo tên miền riêng bị mất phí sẽ được cung cấp server do những công ty uy tín cung cấp nên đảm bảo tính bảo mật cao và nâng cao hơn giá trị email về thương hiệu về sự chuyên nghiệp cho bạn.

Một số ưu điểm vượt trội của dịch vụ này là bạn dễ dàng quản lý được email đến và đi, quản lý được hoạt động của  nhân viên, khách hàng của doanh nghiệp kèm theo nhiều tính năng nâng cao trình duyệt để bảo mật tốt hơn, theo dõi được hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, Email theo tên miền riêng sẽ giúp tăng khả năng không bị rơi vào spam cho thư điện tử bạn gửi

Vì vậy, các doanh nghiệp nên sử dụng Email theo tên miền dù sẽ mất một mức phí nhất định cho công ty cung cấp gói dịch vụ nhưng về lâu về đai, doanh nghiệp sẽ hạn chế nhiều mối nguy hiểm bị hacker xâm nhập lấy thông tin, an tâm hơn trong việc quản lý các thông tin quan trọng. Nhưng trên thị trường có rất nhiều công ty đang cung cấp dịch vụ email riêng theo tên miền, bạn cần tìm đơn vị uy tín để duy trì và đmả bảo được sự phát triển cho doanh nghiệp mình.

Email đang dần trở thành công cụ cần thiết bậc nhất trong việc sử dụng máy tính và smartphone trong công việc, cuộc sống. Nhưng có rất nhiều người đang mắc 5 lỗi viết email phổ biến dưới đây. Chúng tôi xin chia sẻ những lỗi cần tránh và cách khắc phục lỗi khi viết email để bạn và người đọc không còn cảm thấy khó chịu nữa.

KHẮC PHỤC 5 LỖI VIẾT EMAIL NHIỀU NGƯỜI MẮC PHẢI NHẤT

1.Liên tục gửi mail “khẩn cấp”

Để gây sự chú ý cho mọi người, chúng ta thường để tiêu đề là “KHẨN CÂP” để mọi người quan tâm đến nội dung trong đó. Nhưng đây là điều không cần thiết, bạn chỉ cần lựa chọn những tiêu đề pohù hợp, bao hàm nội dung trong thư nhất, nếu nó có “sức nặng” với người đọc, họ sẽ click ngay vào mail.

2. Đừng viết hoa hết mọi chữ cái

Việc bạn viết hoa mọi chữ cái tạo ra cảm giác như ra lệnh, quát mắng người nhận thư vậy. Vì vậy, chúng ta chỉ cần viết thư như thường. Với những nội dung muốn nhấn mạnh, bạn cố thể sử dụng công cụ đổi màu, bôi đen, in đậm, hay gạch chân là đã thu hút sự chú ý rồi.

gui-email

Chú thích ảnh: Gửi nhiều mail cùng lúc

3. Thêm quá nhiều người nhận tùy ý

Các chức năng “CC” hay “Bcc” trên mail sẽ giúp bạn đính kèm gửi cho nhiều người hơn. Tuy có thể họ không phải là người chính thức được gửi mail nhưng sẽ vẫn liên quan và thấy được nội dung sau đó của  mail. Điểm khác biệt duy nhất là “CC” biết được người nhận khác còn BCC thì chỉ biết được mình có trong danh sách người nhận, không biết danh tính người khác.

Chúng ta chắc chắn sẽ không muốn bức thư có chứa nội dung quan trọng hay nhạy cảm mà mình nhân được người gửi tự tiện “đính kèm” ai đó để xem cùng đúng không nào?

4. Nội dung quá rườm ra và vòng vo

Bức thư điện tử của bạn có thể ngắn hoặc dài nhưng chỉ nên chào hỏi ngắn gọn rồi đi vào nội dung chính càng nhanh càng tốt. Để có thể tránh việc làm mất thời gian của nhau. Bạn không cần tạo sự bay bổng cho nôi dung trong mail đâu trừ khi bạn đang định gửi một bức thư tình “lãng mạn” đến người yêu của mình.

5. Cố gắng viết đúng chính tả

Đây là một vấn đề mà chúng ta không cần phải bàn cải nhiều nữa. Nó sẽ khiến người đọc không đánh giá cao nội dung bạn gửi đến cho họ. Nếu trường hợp xấu bạn gửi một bức thư đầy lỗi chính tả cho sếp của mình thì rất có thể “sự nghiệp ” sẽ không thể nào thuận buồm phất lên được rồi.Vì vậy, hãy tỉ mẫn rà soát trước khi gửi nội dung thư đi nhé.

Đây là 5 lỗi chúng ta thường mắc phải nhất, hy vọng bạn sẽ không mắc phải những lỗi trên vì nó gây rất nhiều “khó chịu”cho người nhận đó.

Bạn có thể xem nhiều thông tin bổ ích tại http://www.youarebeingwatched.us

Leave a Reply